「あの資料、どこに保存したっけ？」
ビジネスの現場で最も無駄な時間は「ファイルを探す時間」です。
自分だけが分かればいい整理術ではなく、チームメンバーの誰が見ても中身が特定でき、かつ検索で一発でヒットする。そんな「ビジネスで使えるファイル名の付け方」の鉄則を解説します。
ビジネスでのファイル名の付け方の黄金ルール
ファイル名の最適解
ビジネスにおけるファイル名の最適解は、以下の順序です。
日付_案件名_内容_バージョン
例：20260215_A社プロジェクト_見積書_v01.pdf
なぜこの順番なのか？
左から順に「いつ → どこの → 何を → どれ」と情報を絞り込んでいくのが最も効率的だからです。それぞれの要素には、明確な意図があります。
- 日付（20260215）
ここを先頭にするのが最大のポイントです。フォルダ内で「名前順」に並べ替えるだけで、ファイルの種類に関わらず、すべての資料が過去から現在へと時系列順にきれいに整列します。 - 案件名（A社案件）
日付の次は「何の案件か」で区別します。こうすると、同じ日付のファイルでも、プロジェクトや取引先ごとに自然と固まって表示されます。 - 内容（見積書）
ファイルの中身を表すキーワードです。「議事録」「提案書」など、後から検索窓に入力する言葉をここに入れます。 - バージョン（v01）
最後は管理番号です。「最新」「最終」といった曖昧な言葉を使わず、数字（v01, v02…）で管理することで、どれが最新版かが客観的に分かります。
【比較】良い例・悪い例
このルールを適用すると、管理のしやすさがどう変わるか見てみましょう。
| NG（探しにくい） | OK（検索・管理しやすい） | 改善のポイント |
| 見積書.pdf | 20260215_A社_見積書_v01.pdf | 「いつ」「誰の」を追加し、 ファイルを開かず特定可能に。 |
| 2月15日議事録.docx | 20260215_定例会議_議事録_v01.docx | 「YYYYMMDD」に統一し、 年をまたいでも綺麗に整列。 |
| デザイン案 最終.jpg | 20260215_B社HP_デザイン案_v03.jpg | 「最終」を廃止し数字管理。 手戻りしても混乱しない。 |
ファイル名を付けるときに「日付」を先頭にする2つの理由
なぜ「案件名」ではなく「日付」を先頭にするのか。それには、ビジネスの実務に即した理由があります。
記憶の「いつ頃」というフックを使える
半年前に作成した資料の正確なタイトルを覚えていることは稀です。しかし、「去年の冬頃だった」「繁忙期の直後だった」といった時期（いつ頃）の記憶は比較的残っています。
ファイル名に日付が入っていれば、この曖昧な記憶を頼りに検索できます。「202512」や「202601」と打ち込むだけで、その時期のファイルに絞り込むことが可能です。
システム上の「作成日時」「更新日時」は信用できない
パソコンの機能である「作成日時」「更新日時」は、ファイルをコピーしたり、メール添付で送ったりすると、その時点の日付に書き換わってしまうことがあります。これでは「いつ作成された文書か」という証拠になりません。
ファイル名という「文字情報」として日付を記録しておけば、いつ、誰のパソコンへ移動しても、そのファイルがいつ作られたものかという事実は変わりません。
まとめ
ビジネスで推奨されるファイル名のルールは「日付_案件名_内容_バージョン」です。
日付_案件名_内容_バージョン
例：20260215_A社プロジェクト_見積書_v01.pdf
- 日付で時系列を揃える
- 案件名でグループ化する
- 内容で検索しやすくする
- バージョンで最新を管理する
この順番で統一するだけで、フォルダの中身は常に整列し、迷わず目的のファイルにたどり着けるようになります。
今日作成するファイルから実践してみてください。
